Strona główna Participation REGULAMIN DOC LAB POLAND

REGULAMIN DOC LAB POLAND

REGULAMIN PROGRAMU DOC LAB POLAND 2025

  1. Regulamin określa warunki i zasady programu DOC LAB POLAND 2025 (zwany dalej: „DOC LAB”).
  2. Organizatorem DOC LAB jest Fundacja Filmowa im. Władysława Ślesickiego (KRS nr 0000508130), zwana dalej: „Organizatorem”.
  3. DOC LAB przeznaczony jest dla filmowców-dokumentalistów oraz producentów polskich i zagranicznych chcących skonsultować i przedstawić międzynarodowemu gronu ekspertów filmowych swoje projekty filmów dokumentalnych:
    – w fazie rozwoju (komponent DOC LAB START),
    – lub w fazie zaawansowanego montażu (komponent DOC LAB GO),
    zwane dalej „Projektami”.
    Na program można zgłaszać Projekty filmów pełnometrażowych lub średniometrażowych, jednak nie krótszych niż 50 minut (tzw. godzina telewizyjna). Organizator może wyrazić zgodę na zgłoszenie Projektu krótszego, po indywidualnym uzgodnieniu.
  4. Projekty zgłaszane na DOC LAB POLAND 2025 nie mogą w 2025 roku być prezentowane na innym wydarzeniu tego typu w Polsce, do momentu prezentacji na Krakowskim Festiwalu Filmowym, tj. do 1 czerwca 2025r. pod rygorem wykluczenia z programu. Ww. wykluczenie nie uprawnia do zwrotu opłaty za program.
  5. Sesje konsultacyjne DOC LAB oraz prezentacje DOCS TO START i DOCS TO GO! odbywają się w terminach i miejscach określonych przez Organizatora lub online. Część konsultacji oraz prezentacje prowadzone są w języku angielskim. Wstępnie terminy w 2025 roku zostały ustalone na:
    Sesja konsultacyjna z polskimi tutorami – pierwsza połowa kwietnia 2025 (konkretne daty do potwierdzenia), w Warszawie.
    b. Szkolenie pitchingu i prezentacje – podczas Krakowskiego Festiwalu Filmowego: 25 maja – 1 czerwca 2025 (konkretne daty do potwierdzenia), w Krakowie, w ramach KFF Industry.Organizator zastrzega możliwość zorganizowania części lub całości warsztatów i prezentacji w formule on-line. Organizator zastrzega możliwość zorganizowania dodatkowej sesji jesienią 2025.
  6. Organizator dołoży wszelkich starań by DOC LAB został zorganizowany na jak najwyższym poziomie. Organizator nie nabywa z tytułu uczestnictwa Projektu w DOC LAB żadnych praw do Projektu, z wyjątkiem praw do publikacji materiałów określonych w punkcie 15 podpunkcie d) i e), praw do umieszczenia informacji w napisach do filmu, określonych w punkcie 20 oraz praw do publicznych pokazów określonych w punkcie 23.
  7. Kandydaci zgłaszają się na DOC LAB za pomocą prawidłowo wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na witrynie doclab.pl (formularz on-line) wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami określonymi w formularzu:
    a) zdjęcia reżysera i producenta oraz 1-3 fotosy projektu,
    b) linki i hasła do materiałów audiowizualnych z angielskimi napisami. Należy zgłosić trailer/teaser (długość do 3 minut) oraz: do 20 min. materiałów z dokumentacji/pierwszych zdjęć (na komponent START) lub do 20 min. fragmentów układki montażowej / podmontowanych scen (na komponent GO). Materiały audiowizualne muszą pozostać aktywne pod tym linkiem do końca czerwca 2025,
    c) oświadczenie będące integralnym Załącznikiem niniejszego Regulaminu oraz formularza zgłoszeniowego, poświadczające zgodę na przetwarzanie danych osobowych i zobowiązanie do przestrzegania Regulaminu.
    d) dowód wpłaty 100 zł brutto tytułem: „Wpłata na cele statutowe Fundacji” na rachunek Fundacji Filmowej im. Władysława Ślesickiego, nr rachunku: Mbank 29 1140 2004 0000 3902 7533 9817
  8. W przypadku przyjęcia na program, każdy z Uczestników zobowiązany jest przynieść na pierwsze spotkanie w ramach programu własnoręcznie podpisany oryginał oświadczenia wskazanego w podpunkcie c) powyżej.
  9. Formularz zgłoszeniowy musi być wypełniony zarówno w języku polskim, jak i angielskim wg wskazań.
  • Wypełnione formularze zgłoszeniowe na DOC LAB START i DOC LAB GO wraz z wymaganymi załącznikami należy zgłosić w nieprzekraczalnym terminie: do 24 stycznia 2025 roku, godz. 23:59. Przyjmowanie zgłoszeń rozpoczyna się 16 grudnia 2023 roku.
  • Decyzję o zakwalifikowaniu projektu na DOC LAB podejmuje Organizator DOC LAB na podstawie rekomendacji komisji kwalifikacyjnej podjętej w oparciu o analizę formularzy zgłoszeniowych wraz z wymaganymi załącznikami. Decyzje Organizatora są ostateczne i nie ma możliwości odwołania się. Organizator i komisja kwalifikacyjna nie udzielają informacji na temat oceny Projektów.
  • Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania do uzupełnienia zgłoszenia oraz do kontaktu osobistego, telefonicznego lub mailowego w celu wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości i doprecyzowania zgłoszenia.
  • Uczestnictwo nie jest limitowane wiekiem, wykształcenie filmowe nie jest wymagane. Uczestnikiem DOC LAB może być osoba:
    a) pełnoletnia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych,
    b) mająca w swoim dorobku artystycznym zrealizowane filmy lub etiudy dokumentalne – dotyczy Reżysera i Producenta.
  • Każdy Projekt w komponencie DOCS TO START i DOCS TO GO musi być reprezentowany przez:
    a) Reżysera,
    b) Producenta (Organizatorzy dopuszczają możliwość, że Reżyser jest jednocześnie Producentem).
  • Zgłoszenie do uczestniczenia w DOC LAB jest równoznaczne ze złożeniem Organizatorowi przez Uczestnika oświadczeń, że:
    a) Uczestnik akceptuje Regulamin bez zastrzeżeń i nieodwołalnie,
    b) Przynajmniej jeden z Uczestników reprezentujących zgłoszony Projekt jest posiadaczem autorskich praw majątkowych do przesłanego Projektu, a w wypadku, gdy posiadaczami ww. praw do Projektu jest więcej niż jedna osoba – pozyskał od nich prawa do Projektu w stopniu umożliwiającym uczestnictwo w DOC LAB i do udzielenia zgody w podpunkcie d) poniżej oraz do zobowiązania w punkcie 20 poniżej. W wypadku wystąpienia przez jakąkolwiek osobę z jakimikolwiek roszczeniami lub żądaniami w stosunku do Organizatorów w związku z korzystaniem z Projektu zgodnie z Regulaminem, Uczestnicy reprezentujący Projekt solidarnie zwalniają Organizatora z wszelkiej odpowiedzialności z tego tytułu,
    c) Zgłoszony Projekt nie jest adaptacją innego utworu. Dopuszczalnym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy przynajmniej jeden z Uczestników reprezentujących zgłoszony Projekt posiada prawa do adaptacji tego utworu,
    d) Każdy Uczestnik wyraża zgodę na nieograniczone czasowo i terytorialnie, nieodpłatne publikowanie przez Organizatora w celach niekomercyjnych opisu Projektu lub jego fragmentów oraz trailera filmu i fotosów, a także użycie opisu Projektu lub jego fragmentów oraz trailera filmu i fotosów do celów dydaktycznych i promocyjnych,
    e) Każdy Uczestnik wyraża zgodę na publikowanie swojego wizerunku do celów promocyjnych DOC LAB.
    f) Każdy Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, w skrócie „RODO”), zgodnie z załącznikiem nr. 1 do niniejszego Regulaminu, stanowiącego jego integralna całość, w celu rekrutacji na DOC LAB POLAND 2023, przeprowadzenia programu oraz informowania o działaniach związanych z bieżącą oraz przyszłymi edycjami DOC LAB POLAND i innymi programami Fundacji Filmowej im. Władysława Ślesickiego.
  • Jeden Uczestnik może zgłosić nie więcej niż dwa Projekty.
  • W przypadku zaakceptowania Projektu na DOC LAB (komponenty DOCS TO START i DOCS TO GO!) Uczestnik zobowiązuje się pokryć koszt uczestnictwa: 2400 zł + VAT za projekt pod rygorem wykluczenia z programu. Powyższa opłata gwarantuje udział maksymalnie dwóm osobom (Reżyser oraz Producent lub wyznaczona przez niego osoba). Opłaty za ewentualny udział innych osób będą rozpatrywane indywidualnie przez Organizatora.
  • Opłaty za udział w DOC LAB muszą być wniesione przelewem bankowym na rachunek Fundacji Filmowej im. Władysława Ślesickiego, nr rachunku: Mbank 29 1140 2004 0000 3902 7533 9817, z dopiskiem: „DOC LAB POLAND 2025 – nazwa projektu”, po ogłoszeniu wyników selekcji, w terminie siedmiu dni od otrzymania faktury. Potwierdzenie wpłaty, jego skan lub zdjęcie należy niezwłocznie przesłać mailem na: info@doclab.pl. Brak wniesienia opłaty jest podstawą do niedopuszczenia uczestnika do warsztatów.
  • W przypadku zaakceptowania projektu na DOC LAB Organizator oferuje wszystkim uczestnikom (producentom, i opcjonalnie – reżyserom) akredytację Industry KFF umożliwiającą wzięcie udziału we wszystkich wydarzeniach branżowych festiwalu oraz upoważniająca do wstępu na seanse w oficjalnym programie KFF. Uczestnicy pokrywają sami koszty wszelkich niezbędnych podróży oraz pobytu i wyżywienia w Warszawie oraz Krakowie.
  • W przypadku zaakceptowania Projektu na DOC LAB każdy z uczestników zobowiązuje się do pełnego uczestnictwa we wszystkich sesjach DOC LAB pod rygorem wykluczenia z programu. Nieobecność na zajęciach, ani rezygnacja z DOC LAB po zakwalifikowaniu projektu i wniesieniu opłaty nie są podstawą do jakichkolwiek roszczeń, w szczególności nie stanowią podstawy do zwrotu opłaty za program.
  • Ostateczną decyzję o zakwalifikowaniu Projektu na pitching DOCS TO START lub DOCS TO GO! Organizator podejmuje po konsultacjach indywidualnych w kwietniu, na podstawie swojej oceny Projektu. Brak zakwalifikowania na pitching nie oznacza wykluczenia z programu, projekt w dalszym ciągu może uczestniczyć w warsztatach i konsultacjach. Jednakże w przypadku niezakwalifikowania przez Organizatora projektu na pitchingu, Uczestnik ma prawo do wycofania projektu z sesji krakowskiej DOC LAB i rezygnacji z dalszego uczestniczenia w warsztatach i konsultacjach. W takim przypadku Organizator zwróci Uczestnikom 50% wniesionej opłaty określonej w punkcie 16.
  • Udział w DOC LAB jest równoznaczny ze złożeniem przez Uczestników zobowiązania, że w wypadku realizacji filmu według zakwalifikowanego do DOC LAB Projektu, w napisach końcowych takiego filmu wyświetlona zostanie informacja o treści:

„Projekt rozwijany w ramach DOC LAB POLAND organizowanego przez Fundację Filmową im. Władysława Ślesickiego” wraz z logotypami DOC LAB POLAND i Fundacji Filmowej im. Władysława Ślesickiego.

W przypadku braku zamieszczenia ww. informacji w napisach końcowych Uczestnik zapłaci Organizatorowi Karę umowną w wysokości pięciokrotności opłaty za uczestnictwo określonej w punkcie 16. Organizator może zrezygnować z umieszczania ww. informacji; w takim przypadku Uczestnik zobowiązany jest do respektowania tej rezygnacji.

  1. W wypadku realizacji filmu według zakwalifikowanego do DOC LAB Projektu, Uczestnik zobowiązuje się do dostarczenia Organizatorowi finalnej wersji filmu (DVD, Bluray, plik mov lub inny format ustalony z Organizatorem), przed pierwszym publicznym pokazem filmu oraz zawiadomienia Organizatora o pierwszym publicznym pokazie z odpowiednim wyprzedzeniem. Uczestnik zapewni Organizatorowi cztery podwójne zaproszenia na premierowy pokaz filmu.
  2. W wypadku realizacji filmu według zakwalifikowanego do DOC LAB Projektu, Uczestnik zobowiązuje się do bezpłatnego udostepnienia Organizatorowi filmu na dwa publiczne pokazy, w terminie uzgodnionym między Organizatorem a Uczestnikiem.
  3. Organizator może przyznać Projektowi Nagrodę finansową lub rzeczową (np. w postaci bonu postprodukcyjnego, darmowych konsultacji bądź zaproszenia Projektu na pitching lub market koprodukcyjny) podczas prezentacji DOCS TO START lub DOCS TO GO!. Warunkiem wypłaty Nagrody finansowej jest dostarczenie Organizatorowi podpisanego formularza danych niezbędnych do identyfikacji Laureata/Laureatów, dokonania przelewu oraz rozliczenia podatku od nagród: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, data urodzenia, numer dowodu osobistego, miejsce urodzenia, imiona rodziców, PESEL, urząd skarbowy, NIP, numer konta bankowego. Ostateczny termin wydania Nagród finansowych upływa z końcem września 2025 r. Nagrody niewydane w powyższym terminie z przyczyn niezależnych od Organizatora przepadają.
  4. Organizator jest uprawniony do dokonywania niezbędnych zmian w Regulaminie, co nie wpływa na prawa nabyte przez Uczestników.
  5. Odpowiedzialność Organizatora z tytułu wykonania zobowiązań przewidzianych w Regulaminie jest ograniczona względem Uczestnika jedynie do wartości wpłaty dokonanej przez Uczestnika. W przypadku niezrealizowania lub niepełnego zrealizowania programu DOC LAB z winy Organizatora, Uczestnik otrzyma zwrot wpłaconej kwoty proporcjonalnie do stopnia zrealizowania programu.
  6. Do wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu stosuje się przepisy prawa polskiego oraz właściwość (jurysdykcję) sądów polskich. W przypadku niemożności rozwiązania sporów na drodze negocjacji lub ugody, będą one rozpatrywane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
  7. Regulamin jest jedynym dokumentem określającym zasady DOC LAB POLAND. Ostateczna interpretacja niniejszego Regulaminu należy do Organizatora, udzielającego w tym zakresie informacji e-mailowych: info@doclab.pl.

Warszawa, dnia 16 grudnia 2025 roku

Załącznik nr 1 do Regulaminu DOC LAB POLAND 2025
Oświadczenie o zgodzie na postanowienia Regulaminu:

Wyrażam nieodwołalną zgodę na postanowienia Regulaminu programu DOC LAB POLAND 2025, dostępnego na stronie www.doclab.pl i zobowiązuję się do nich stosować.

Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) przyjmuję do wiadomości i akceptuję, że:

  1. Administratorem moich danych osobowych jest Fundacja Filmowa im. Władysława Ślesickiego.
  2. Administrator będzie przetwarzać moje dane wyłącznie w celu rekrutacji na DOC LAB POLAND 2025, przeprowadzenia programu oraz informowania mnie o działaniach związanych z bieżącą oraz przyszłymi edycjami DOC LAB POLAND lub innych programów Fundacji, zgodnie z zasadami wymienionymi w art. 5 RODO. Niedopuszczalne jest przetwarzanie moich danych w celu marketingu bezpośredniego.

III. W każdej chwili przysługuje mi prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania moich danych, przetwarzanych w celu i na podstawie wskazanych powyżej. Administrator przestanie przetwarzać moje dane w tych celach, chyba że będzie w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec moich interesów, praw i wolności lub moje dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

  1. Administrator będzie przechowywać dane przez okres niezbędny dla prawidłowego wykonania procesu rekrutacji, przeprowadzenia programu oraz informowania mnie o działaniach związanych z bieżącą oraz przyszłymi edycjami DOC LAB POLAND lub innych programów Fundacji, nie dłużej jednak niż do przedawnienia dochodzenia roszczenia.
  2. Moje dane osobowe mogą zostać przekazywane wyłącznie współpracownikom i pracownikom, na których przepisy nakładają obowiązek zachowania tajemnicy – tylko w celu wykonana umowy, którym powierzono pisemnie przetwarzanie danych osobowych i którzy ponoszą odpowiedzialność za naruszenie zasad przetwarzania.
  3. Zgodnie z RODO, przysługuje mi prawo do:
    a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
    b) sprostowania (poprawiania) swoich danych;
    c) żądania usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania;
    d) przenoszenia danych;
    e) wniesienia skargi do organu nadzorczego.

VII. Podanie danych jest dobrowolne z tym, że odmowa ich podania może uniemożliwić wykonanie umowy.

VIII. Administrator nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany i moje dane nie są profilowane.

  1. W każdej chwili przysługuje mi prawo do wycofania zgody na przetwarzanie moich danych osobowych (w tym należących do szczególnej kategorii), ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano zgodnie z prawem, przed jej wycofaniem.

Świadom powyższych informacji, wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, przez Fundację Filmową im. Władysława Ślesickiego z siedzibą w Warszawie w celu przeprowadzenia rekrutacji na DOC LAB POLAND, przeprowadzenia programu oraz informowania mnie o działaniach związanych z bieżącą oraz przyszłymi edycjami DOC LAB POLAND i innymi programami Fundacji.

…………………………………………………………..miejscowość, data

………………………………………………………….. tytuł projektu

…………..……………………………………………… imię i nazwisko

………………………………………………………….. czytelny podpis

Zgłoszenia przyjmujemy jedynie za pośrednictwem formularza on-line
zgłoś projekt

Wszelkie pytania prosimy kierować mailem na adres: info@doclab.pl